En México, muchas pequeñas y medianas empresas manejan sus operaciones financieras y administrativas de forma manual, a través de sistemas centralizados, que resguardan la información en unidades de almacenamiento como discos duros, USB portables, entre otros que, si bien son muy útiles, existe el riesgo de daño del dispositivo, pérdida o robo de datos, o daño de las unidades.
Los sistemas de contabilidad en la nube han surgido como solución ante diversas problemáticas a las que se encuentran las pyme, y a continuación te contaremos sus ventajas:
Disponibilidad 24/7
Un sistema contable en la nube puede usarse desde cualquier lugar y hora: todos los días de la semana, aun cuando los demás están de vacaciones o te encuentras trabajando de forma remota. Además, tienen disponible una versión web y otra móvil, por lo que podrás acceder desde tu smartphone o tablet.
En cambio, un sistema centralizado o de escritorio se limita a las instalaciones de la empresa, a la computadora asignada para el trabajo y no puede usarse desde un dispositivo móvil, por lo que si tienes que hacer algún cambio o añadir información, tendrás que esperar hasta tu horario de trabajo para hacerlo.
Compatibilidad con aplicaciones y dispositivos
Un sistema de contabilidad en la nube puede usarse desde cualquier navegador y dispositivo con conexión a internet, ya que no tienes que descargarlo ni utilizar un sistema operativo específico para su óptimo funcionamiento.
Por su parte, los programas de escritorio son diseñados para utilizarse con un sistema operativo en especial, incluso en ocasiones es necesario adquirir equipo adicional (ya sea otra computadora, unidad de almacenamiento o disco duro) para instalarlos, ya que son pesados y requieren una gran capacidad.
Seguridad de la información
Probablemente pienses que un sistema en la nube es inseguro, o que cualquier persona lo puede hackear; la realidad es que el acceso se limita bajo usuario y contraseña, pero cada empleado tiene un rango definido con base en sus operaciones, por lo que la información confidencial está protegida. Además, cada ingreso deja una huella que se puede rastrear, y aún en el caso de que alguien quiera desaparecer los datos o hacer que entre un malware al equipo, la información no se perderá ya que las actualizaciones son automáticas y pueden retornarse a un punto anterior, de modo que se recupera rápidamente lo perdido.
Evidentemente, un sistema de escritorio es más vulnerable al daño físico, mecánico y de software por lo que perder la información es un riesgo constante, en cuyo caso se requerirá de un servicio profesional para recuperar los archivos del disco duro… y no hay garantía de recuperación al 100%.
Actualizaciones fiscales
Lo mejor de la contabilidad en la nube es que los programas se actualizan automáticamente cuando se emite una nueva normativa fiscal, por lo que podrás estar al día en tus impuestos y otras obligaciones. En cambio, al usar un sistema de escritorio podrías perderte las actualizaciones porque deben adquirirse y luego instalarlas.
Ahorro en costos
Además de la reducción en el consumo de papel y tinta de impresión, un sistema en la nube disminuye los costos de almacenamiento de información, ya que queda alojada de forma digital, sin la necesidad de adquirir unidades de almacenamiento o discos duros adicionales. Mientras que al llevar la contabilidad por medios tradicionales, debes imprimir los comprobantes, almacenarlos en archiveros, comprar hardware o dispositivos portátiles.
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